Börja med ett gästantalsintervall
Tidigt i planeringen är det bättre att arbeta med ett intervall än ett exakt antal. Skillnaden mellan exempelvis 45 och 55 gäster kan påverka lokalens storlek, antalet bord, personalbehov och matkostnad, men intervallet ger er fortfarande utrymme att planera.
1. Dela upp budgeten i fasta och rörliga kostnader
Alla kostnader ökar inte när gästlistan växer. Fotograf, vigselringar och många klädinköp är ofta relativt fasta. Mat, dryck, porslin och ibland personal ökar däremot med antalet gäster.
| Ofta mer fasta kostnader | Ofta mer rörliga kostnader |
|---|---|
| Fotograf | Mat och dryck |
| Ringar | Tårta och dessert |
| Kläder | Porslin, glas och dukning |
| Vigselförrättare eller ceremoni | Trycksaker och gåvor |
| Viss musik och underhållning | Transport och boende i vissa upplägg |
| Grundhyra för lokal | Extra personal, bord eller större lokal |
2. Sätt undan bufferten innan ni räknar
Räkna inte med att hela budgeten går att fördela från början. Leveranser, avgifter, extra timmar och sena ändringar kan tillkomma. En synlig buffert gör att gästantalet inte bygger på pengar som egentligen behövs senare.
3. Räkna fram ett arbetspris per gäst
Arbetspriset per gäst bör omfatta mer än maten. Lägg ihop sådant som påverkas direkt eller indirekt när en person läggs till.
4. Räkna på tre scenarier
| Scenario | Vad ni testar |
|---|---|
| Mindre | De personer ni absolut vill ha med och ett enklare upplägg |
| Troligt | Den gästlista och ambitionsnivå ni arbetar mot |
| Större | Det högsta antal ni kan tänka er utan att budgeten blir otrygg |
När ni ser totalsumman för tre nivåer blir det lättare att förstå vad ytterligare tio gäster faktiskt innebär. Då kan ni ta ställning innan inbjudningar skickas.
5. Kontrollera lokalens gränser
Ett matematiskt rimligt gästantal kan ändå vara fel för lokalen. Kontrollera sittande kapacitet med er tänkta dukning, plats för dans, eventuell scen, buffé, barnstolar och tillgänglighet.
6. Bestäm vilka gäster som är självklara
Börja med personer som båda upplever som självklara. Skapa därefter en grupp med gäster ni gärna bjuder om budget och lokal tillåter. Det gör diskussionen tydligare än att försöka fatta alla beslut i samma lista.
När behöver gästantalet låsas?
Det ungefärliga antalet behövs tidigt för lokal och budget. Det slutliga antalet låses först när OSA-svaren kommit och leverantörernas sista datum närmar sig. Kontrollera vilket datum lokalen och cateringen kräver ett slutligt antal.
Vanliga misstag
- Att utgå från totalbudgeten utan att först dra bort fasta kostnader och buffert.
- Att räkna mat som den enda kostnaden per gäst.
- Att välja lokal innan ett rimligt gästantalsintervall finns.
- Att lova plus-one eller barnplatser innan principen är bestämd.
- Att skicka inbjudningar innan det större scenariot har räknats igenom.
- Att glömma att några extra gäster kan kräva större lokal eller mer personal.
En enkel beslutsregel
Klart när
Vanliga frågor
Hur räknar man ut hur många gäster man har råd med?
Dra bort fasta kostnader och buffert från totalbudgeten. Dela det som återstår med den uppskattade rörliga kostnaden per gäst och kontrollera resultatet mot lokalens kapacitet.
Vad ska ingå i kostnaden per gäst?
Mat, dryck, tårta, porslin, trycksaker, eventuell gåva, extra personal och andra kostnader som ökar när gästlistan växer.
När måste gästlistan vara färdig?
Ett ungefärligt antal behövs tidigt. Den slutliga listan låses efter OSA och före lokalens eller cateringens sista datum för slutligt antal.
Ska man bjuda färre gäster för att få ett finare bröllop?
Det beror på vad som betyder mest för er. Ett mindre bröllop kan ge mer budget per gäst, men ett större bröllop kan vara rätt om gemenskapen är den viktigaste prioriteringen.