När ska OSA skickas?
OSA skickas vanligtvis tillsammans med inbjudan eller direkt efter att gästerna fått den viktigaste informationen. Sista svarsdatumet bör ligga så att ni hinner följa upp obesvarade gäster och lämna slutligt antal till lokal, catering och andra leverantörer.
1. Kommer gästen?
Den viktigaste frågan ska vara enkel och omöjlig att missförstå. Undvik formuleringar som kräver att gästen skriver ett långt svar.
2. Sällskap och plus-one
Fråga bara om sällskap när gästen faktiskt är bjuden med en annan person. Om ni redan vet namnet är det bättre att bjuda båda med namn än att använda en öppen plus-one-fråga.
3. Barn
Var tydliga med om barn är bjudna, om bara vissa barn omfattas eller om bröllopet är vuxet. OSA-formuläret ska spegla den princip ni redan har bestämt.
4. Specialkost och allergier
Skilj på allergi, medicinsk specialkost och önskemål när leverantören behöver det. Frågan ska vara öppen nog för att gästen ska kunna beskriva behovet tydligt.
5. Kontaktuppgifter
Samla bara de kontaktuppgifter ni faktiskt behöver. E-post eller mobilnummer är ofta tillräckligt för praktisk information och påminnelser.
6. Transport
Fråga om transport bara om svaret påverkar bokningen. Om ni ordnar buss mellan hotell, vigsel och fest behöver ni veta vilka som vill åka och i vilken riktning.
7. Boende
Ni behöver inte samla hotellbokningar om gästerna bokar helt själva. Fråga bara om boende när ni reserverar rum, ordnar transport eller behöver planera gemensamma aktiviteter.
8. Tal och andra bidrag
Tal, sång och överraskningar bör normalt hanteras av toastmaster, inte direkt i parets OSA. Men formuläret kan länka vidare till toastmastern eller samla en enkel intresseanmälan.
9. Meddelande till brudparet
Ett frivilligt meddelandefält kan vara trevligt, men håll det separat från frågor som krävs för planeringen. Då blir det lättare att se vilka uppgifter som fortfarande saknas.
Så kan frågorna se ut
| Område | Exempel på fråga |
|---|---|
| Deltagande | Kan du komma på vårt bröllop? |
| Sällskap | Vad heter personen som kommer tillsammans med dig? |
| Specialkost | Har du allergi eller specialkost som vi behöver känna till? |
| Transport | Vill du åka med vår gemensamma buss från hotellet? |
| Boende | Behöver du hjälp med reserverat boende? |
| Kontakt | Vilket mobilnummer når vi dig på inför bröllopet? |
Vanliga misstag
- Att inte ange ett tydligt sista svarsdatum.
- Att fråga om uppgifter som inte ska användas.
- Att låta gäster skriva specialkost i ett allmänt meddelandefält.
- Att använda öppen plus-one när inbjudan gäller en bestämd person.
- Att inte förklara hur ett svar ändras.
- Att glömma vilka leverantörer som behöver slutligt antal och när.
- Att skicka för många separata frågor efter att gästen redan svarat.
Planera påminnelsen redan nu
Bestäm när den första påminnelsen ska skickas och vem som följer upp de sista gästerna. En lugn och vänlig påminnelse är enklare när den är planerad än när slutdatumet redan har passerat.
Klart när
Vanliga frågor
Vad måste finnas i ett OSA till bröllop?
Minst deltagande, sista svarsdatum, eventuellt sällskap, barn, specialkost och en kontaktuppgift.
När ska sista OSA-datum vara?
Sätt datumet före lokalens och cateringens sista datum för slutligt antal och lämna tid för påminnelser.
Ska man fråga om allergier eller specialkost?
Ja. Använd ett tydligt eget fält så att uppgifterna inte försvinner bland vanliga meddelanden.
Hur påminner man gäster som inte svarat?
Skicka en kort och vänlig påminnelse med sista svarsdatum och direkt väg till OSA-formuläret.