När ska påminnelsen skickas?
Planera påminnelsen redan när OSA öppnas. En första påminnelse några dagar före deadline räcker ofta. Efter sista datum bör de återstående gästerna kontaktas personligen.
| Tidpunkt | Åtgärd |
|---|---|
| 5–7 dagar före | Kort gemensam påminnelse |
| Dagen efter deadline | Kontrollera vilka som saknas |
| 1–3 dagar efter | Personlig kontakt |
| Inför leverantörsdeadline | Lås svar och hantera sena ändringar |
Vad påminnelsen ska innehålla
Gästens namn när det är personligt
Sista svarsdatum
Direktlänk till OSA
Kort förklaring till varför svaret behövs
Kontaktväg vid tekniska problem
Vem ska följa upp?
Fördela gästerna mellan er om många svar saknas. När det gäller släkt kan det vara enklast att respektive person kontaktar sin sida.
När gästen fortfarande inte svarar
Försök med en annan kontaktkanal
Kontrollera att inbjudan nått fram
Sätt ett tydligt sista datum
Förklara att platsen annars inte kan garanteras
Dokumentera svaret direkt när det kommer
Vanliga misstag
- Att skicka flera vaga påminnelser
- Att inte länka direkt till OSA
- Att vara otydlig med sista datum
- Att vänta tills leverantörens deadline
- Att låta sena svar ligga utanför gästlistan
- Att skriva en irriterad eller skuldbeläggande text
Klart när
Påminnelsedatum är bestämt
Texten är färdig
Direktlänken fungerar
Ansvar för personlig uppföljning är fördelat
Leverantörernas sista datum är känt
De sista svaren kan låsas i tid
Vanliga frågor
När ska man påminna om OSA?
En första påminnelse några dagar före sista svarsdatum och personlig uppföljning direkt efter deadline fungerar ofta bra.
Är det otrevligt att påminna gäster?
Nej. En kort och vänlig påminnelse är normalt och hjälper er att planera mat, lokal och bordsplacering.
Vad gör man om någon aldrig svarar?
Sätt ett tydligt sista datum och förklara att platsen inte kan garanteras utan svar.